Veel CRM-problemen zijn geen CRM-probleem, maar een workflow-probleem. In dit artikel laten we zien hoe je intake, opvolging, handovers en datakwaliteit automatiseert — zonder je CRM te vervangen.
Waarom CRM vaak voelt als ‘extra werk’
Veel teams gebruiken een CRM als plek waar data achteraf in moet. Dat is precies waarom mensen het niet bijhouden.
Wat er meestal gebeurt:
- Intake komt binnen via formulieren, mail of WhatsApp.
- Iemand typt het handmatig over in het CRM.
- Opvolging gaat via losse to-do’s of in hoofden.
- Als iemand ziek is of vertrekt, valt de opvolging stil.
Dat zijn geen CRM-features die missen. Dat is een workflow die niet vastligt.
Wat bedoelen we met workflowautomatisering in CRM?
Workflowautomatisering in CRM betekent dat je het werk rondom je CRM (intake, opvolging, overdracht) automatisch klaarzet en bewaakt.
Je CRM blijft het bronsysteem voor:
- contacten
- accounts
- deals/opportunities
- notities
De workflowlaag (GrowSure / Nexora) zorgt voor:
- taken en checklists per fase
- reminders en escalaties
- datakwaliteit checks
- automatische handovers tussen teams
4 workflows die bijna elk team nodig heeft
1) Lead intake → CRM + follow-up taak
Nieuwe lead? Maak automatisch:
- contact
- deal/opportunity
- bron-tag (LinkedIn, website, referral)
- follow-up taak met deadline
Zo hoeft niemand te ‘onthouden’ dat er een lead binnenkwam.
2) Offerte verstuurd → opvolgen zonder nadenken
Zodra een deal in fase “offerte” staat:
- na 2 dagen: follow-up taak
- na 5 dagen: escalatie of tweede kanaal
- na 10 dagen: close-lost of herkwalificeren
Dit voorkomt dat kansen stilletjes verdwijnen.
3) Deal won → onboarding checklist
Bij “won” start automatisch een vaste onboarding flow:
- kickoff inplannen
- toegang regelen
- requirements verzamelen
- eerste deliverables afspreken
Dit is de plek waar veel teams geld verliezen (slechte overdracht). Automatisering helpt je om consistent te leveren.
4) Datakwaliteit: ontbrekende velden → taak
Voorbeeld: sector, grootte, contactrol of btw-nummer ontbreekt.
In plaats van ‘later wel’, maak je:
- een taak voor aanvullen
- met duidelijke instructie
- en een deadline
Zo blijft je CRM bruikbaar voor rapportage en segmentatie.
Data entry automatiseren zonder rommel
Als je data entry automatiseert, is het belangrijk dat je niet blind alles doorzet.
Goede regels:
- Valideer e-mail/telefoon (format, verplicht velden)
- Deduplication (zelfde e-mail = zelfde contact)
- Standaardiseer velden (sectoren, statuswaarden)
- Log wijzigingen (wie/wanneer/waarom)
GrowSure richt dit als workflow in: niet alleen ‘importeren’, maar ook controleren.
Voor wie is dit het meest waardevol?
Workflowautomatisering in CRM is ideaal als:
- je meerdere instroomkanalen hebt (site, LinkedIn, partners)
- je met 2+ mensen opvolgt
- je pipeline vaak “stale” wordt
- je delivery/support overdracht pijn doet
Volgende stap
Wil je dit concreet maken? Begin klein:
- Kies 1 flow (meestal lead intake of opvolging)
- Maak de regels duidelijk (wat is verplicht, wie is eigenaar?)
- Automatiseer + meet
Verder lezen:
- Data entry automatiseren: /blog/data-entry-automatiseren
- Workflowautomatiseringssoftware kiezen: /blog/workflowautomatiseringssoftware-kiezen
- Pillar page CRM workflow: /workflowautomatisering/crm