Hoe een middelgroot advocatenkantoor binnen 6 weken minder termijnstress en meer overzicht kreeg met een Nexora-workflowlaag.
Situatie
Een middelgroot kantoor (40+ medewerkers, meerdere praktijkgroepen) werkte al jaren met een bestaand dossierpakket. De basis stond goed:
- dossiers en documenten waren netjes ingericht;
- tijdschrijven en facturatie liepen via één systeem;
- iedereen kende de tooling.
Toch waren er drie terugkerende problemen:
- termijnen hingen aan persoonlijke agenda's en Excel-lijstjes;
- intakeformulieren kwamen via mail binnen en werden handmatig overgetypt;
- management had weinig grip op doorlooptijden per type zaak.
Aanpak
Samen hebben we drie workflows gekozen waar de meeste winst zat:
-
Intake per praktijkgroep
Online intakeformulieren met verplichte velden, KYC/Wwft-vragen en automatische routering naar de juiste praktijkgroep. -
Termijnbewaking
Termijnen uit het dossierpakket worden ingelezen en omgezet naar Nexora-taken met duidelijke eigenaren, reminders en escalaties. -
Doorlooptijd-dashboard
Een simpel dashboard laat per zaaktype zien hoelang zaken gemiddeld in elke fase blijven hangen.
Resultaten na 6 weken
- minder ad-hoc mailverkeer rond termijnen;
- intakegegevens staan direct goed in het bronsysteem;
- partners zien in één oogopslag waar zaken blijven steken.
Het dossierpakket bleef leidend; Nexora voegde een dunne, maar krachtige workflowlaag toe.
Wat dit laat zien
Je hoeft je juridische stack niet om te gooien om grote verbeteringen te zien. Door 2–3 cruciale workflows te automatiseren, ontstaat er direct meer rust en controle in het kantoor.