Data entry voelt klein, maar kost teams elke week uren. Hier zijn 9 simpele automatiseringen (met checks) die fouten verminderen en je CRM schoon houden.
Waarom data entry zo duur is
Data entry is zelden één grote taak. Het is 200 micro-taken:
- velden invullen
- info zoeken in mails
- status bijwerken
- copy-paste tussen tools
Dat maakt het lastig te verbeteren — maar juist daarom is automatisering hier zo krachtig.
Belangrijk: automatiseren zonder checks maakt rommel sneller. Dus: automatiseren + controleren.
9 workflows om data entry te automatiseren (met voorbeelden)
1) Website formulier → CRM record
- Maak contact + deal aan
- Voeg bron toe (form, campaign)
- Zet meteen een follow-up taak klaar
2) E-mail parsing → velden vullen
Laat inkomende mails (bv. demo request) velden vullen zoals:
- bedrijf
- rol
- sector
- telefoon
3) Dubbele records detecteren
Regel: zelfde e-mail of domein → markeer als mogelijk duplicate.
Actie: taak “merge/controle”.
4) Verplichte velden per fase
Voorbeeld: deal mag niet naar “proposal sent” zonder:
- beslisser
- budget indicatie
- gewenste startdatum
5) Status updates via triggers
Als iemand een meeting boekt:
- status = “meeting booked”
- deadline follow-up
- owner assignment
6) Auto-tagging (segmentatie)
Tags op basis van:
- sector
- service interesse
- team (inbound/outbound)
7) Handover checklist (sales → delivery)
Bij “won” start checklist:
- scope bevestigd
- toegang geregeld
- planning gemaakt
8) Datakwaliteit alerts
Als belangrijke velden leeg zijn:
- taak “aanvullen”
- duidelijke instructie
- escalatie na X dagen
9) Weekreview: stale items
Elke week:
- lijst met deals zonder activiteit
- lijst met incomplete records
- lijst met open taken zonder owner
De valkuil: automatiseren zonder standaardisatie
Als je velden niet standaardiseert (sectoren, statussen), dan krijg je:
- 7 varianten van dezelfde sector
- rapportages die niet kloppen
- filters die niks vinden
Standaarden zijn saai. Daarom zet je ze als workflow-regels neer.
Hoe GrowSure dit aanpakt
GrowSure werkt als workflowlaag bovenop je tools:
- automatische taken en checks
- duidelijke owners
- audit trail
- rapportage op doorlooptijd en workload
Wil je dit direct toepassen in je CRM?
Bekijk: Workflowautomatisering in CRM → /workflowautomatisering/crm