Juridische workflow software vergelijken: GrowSure + Nexora als extra laag bovenop Clio, Legalsense en BaseNet

Voor wie is juridische workflow software eigenlijk bedoeld?

Veel kantoren gebruiken al jaren een combinatie van zaak-/dossierbeheer, documentmanagement en tijdschrijven/facturatie. Tools zoals Clio, Legalsense en BaseNet lossen een groot deel van de basis netjes op.

Toch merken we bij veel kantoren dezelfde pijnpunten:

• intake gebeurt nog steeds via mail of losse Word-formulieren;
• deadlines en termijnen hangen aan losse agenda's of individuele takenlijsten;
• controles (vier-ogen, KYC, Wwft, kwaliteit) zijn niet echt geborgd in de dagelijkse werkstroom;
• rapportages over doorlooptijden, fouten en bezetting kosten veel handwerk.

Juridische workflow software richt zich precies op die laag: de stroom van werk tussen mensen, systemen en dossiers.

Extra laag bovenop Clio, Legalsense of BaseNet

Een veelgemaakte denkfout is dat je je hele stack moet vervangen om beter te gaan werken. In de praktijk is dat zelden nodig.

Met GrowSure + Nexora leggen we een extra laag bovenop je bestaande systemen:

1. Intake & KYC
   Gestandaardiseerde intakeflows per praktijkgebied, met verplichte velden, KYC-checks en Wwft-logic. Gegevens gaan daarna automatisch naar je dossier-/zaakpakket.

2. Deadlines & termijnen
   Termijnen uit het dossierpakket worden ingelezen en omgezet naar Nexora-taken met duidelijke eigenaren, reminders en escalaties.

3. Taken & rolverdeling
   Werk wordt automatisch verdeeld over secretaresses, juristen en partners op basis van praktijkgroep, type zaak en beschikbaarheid.

4. Rapportage & audit trail
   Elke stap in de workflow wordt vastgelegd. Dat maakt kwaliteitscontroles, audits en managementrapportages een stuk eenvoudiger.

Wanneer kies je voor een add-on en wanneer voor een volledige oplossing?

In grote lijnen zien we drie scenario's:

1. Add-on bovenop bestaand pakket (meest gekozen)

Je huidige systeem:

• is functioneel "goed genoeg" voor dossiers en documenten;
• is breed geaccepteerd in het kantoor;
• koppelt via API, bestandsuitwisseling of webhooks.

Je mist vooral:

• gestroomlijnde intake;
• hard geborgde termijnen en checks;
• overzicht over workload en doorlooptijden.

In dit scenario is een Nexora-laag ideaal: weinig risico, snel live en gericht op foutpreventie.

2. Gefaseerde overstap naar Nexora-Lexity (volledige oplossing)

Soms is het bronsysteem echt aan vervanging toe. Denk aan:

• weinig tot geen API-mogelijkheden;
• onoverzichtelijke schermen die niet meer passen bij hoe jullie werken;
• dure licenties of maatwerk dat eigenlijk niet meer wordt doorontwikkeld.

Dan kan een traject richting Nexora-Lexity logisch zijn: een volledige juridische oplossing op onze engine, op maat ingericht per praktijkgroep.

3. Hybride: eerst add-on, later migratie

Regelmatig beginnen we met scenario 1 (add-on) en groeit een kantoor later door naar scenario 2. Het voordeel:

• je bouwt eerst de juiste workflows op bovenop je huidige pakket;
• medewerkers wennen al aan de nieuwe manier van werken;
• bij een latere migratie neem je beproefde flows één-op-één mee.

Belangrijke selectiecriteria bij juridische workflow software

Bij het vergelijken van oplossingen zien we vooral deze vragen terug:

• Hoe flexibel zijn de workflows?
  Kun je zelf stappen, rollen en checks aanpassen zonder groot IT-project?
• Hoe goed is de koppeling met bestaande systemen?
  Denk aan dossierpakketten, boekhouding, urenregistratie en digitale ondertekening.
• Hoe helpt de software om fouten te voorkomen?
  Validaties, verplichte velden, dubbele checks, herinneringen en escalaties.
• Hoe maakbaar is rapportage?
  Kun je eenvoudig dashboards bouwen rond doorlooptijden, termijnen en bezetting?

GrowSure + Nexora is juist op deze punten ontworpen als workflowlaag in plaats van als nóg een alles-in-één pakket.

Volgende stap

Wil je concreet zien hoe een extra workflowlaag bovenop Clio, Legalsense of BaseNet eruitziet? Plan dan een korte sessie waarin we:

• 1–2 van jullie belangrijkste werkstromen uittekenen;
• laten zien hoe Nexora die stappen automatiseert en borgt;
• samen bepalen of een add-on, een gefaseerde overstap of een volledige oplossing logisch is.

Zo maak je een keuze op basis van échte processen in plaats van alleen een featurelijst.